[LISTA COMENTADA] 9 Falhas Críticas em Gerenciamento de Projetos: Ignore e Assista Sentado o Seu Fracasso

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On 26/09/2016
Last modified:21/03/2018

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Falhas criticas em gerenciamento de projetos

 

Na prática, o que diferencia um projeto de sucesso de tantos outros que estão fadados ao fracasso?

Antes de prosseguir com esse conteúdo épico sobre a falhas em gerenciamento de projetos, me responda duas perguntas simples:

  • De 01 a 05 qual nota você atribui a gestão dos seus projetos?
  • Você sabe quais as principais falhas em gerenciamento de projeto que podem levar ao fracasso rapidamente?

Se você não tem respostas rápidas, as chances do seu projeto estar em risco são grandes, acredite.

E quando falamos de sucesso na gestão de projetos, estas definições são ainda mais importantes.

Conforme o Standish Group, sucesso se classifica como projetos entregues no prazo, custo e qualidade propostos. (link interno).

Eu uso 5 perguntas valiosas para qualificar o sucesso de um projeto:

  • Os objetivos para esse projeto foi empreendido?
  • Os resultados possuem qualidade adequada?
  • Atende à estratégias, objetivos e metas da empresa?
  • As partes interessadas estão satisfeitas com a gestão e resultados projeto?
  • Os membros da equipe acreditam que a experiência foi valiosa?

Pense comigo: Você nunca terá uma segunda chance para finalizar um projeto com sucesso, concorda!?

Continue lendo este artigo [comentado] e saiba como agir para prevenir 9 falhas em gerenciamento de projetos e fuja das estatísticas de insucesso.

Algumas das falhas abordadas neste artigo memorável:

Parece interessante? Então compartilhe esse artigo com seus amigos para que eles não cometam esses erros fatais também nos seus projetos.

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A VERDADE SOBRE FALHAS EM GERENCIAMENTO DE PROJETOSfalhas criticas em gerenciamento de projetos

O PMI Brasil revela que:

  • 23% dos Projetos não são concluídos.
  • 45% extrapolam o orçamento inicial.
  • 63% extrapolam o prazo.
  • 28% são encerrados dentro do prazo, custo e escopo acordados.
  • 78% dos executivos de grandes corporações acreditam que gerente de projetos é uma prática desejável.

O que isso significa realmente na prática?

Que as essas empresas e profissionais falharam em alguma etapa do planejamento ou execução.

Mais erros são muito comuns em gerenciamento de projetos.

Encontrar e examinar as razões do fracasso é uma parte crucial do ciclo de gerenciamento do projeto.

Vamos então conhecer as 9 falhas em gerenciamento de projetos que podem levar seu projeto ao fracasso.

1. NÃO SE ENVOLVER DESDE CEDO NO PROJETOfalhas em gerenciamento de projetos

Parabéns meu amigo pelo seu casamento foi um sucesso!

Enviei essa mensagem para um grande amigo que mora no Japão.

Ele respondeu: o que fez toda a diferença foi ter acompanhado todos os detalhes antes do grande dia, dessa forma pude entender, melhorar e agir mais rápido.

Em todos as as situações que saíram do caminho planejado.

E você se envolve realmente com os seus projetos, antes mesmo da fase de concepção?

É muito provável que não!

Enfim, acho essencial o envolvimento do gestor/líder do projeto logo no  seu início (fase de concepção)

Participe das reuniões iniciais, assim, terá uma uma visão mais ampla dos objetivos de negócio. 

Inclusive para avaliar melhor as necessidades de recursos para o projeto.

Agregando mais valor ao apontar maneiras que certas tarefas podem ser realizadas com maior eficiência.

Isso é uma das maiores vantagens, concorda?

Porém, fica mais claro entender quais os recursos que terá disponível e a melhor forma de usá-los.

Sobretudo, um dos maiores ganhos é comunicar a sua equipe com maior eficiência, levando os melhores resultados.

Assim estará minimizando ao máximo falhas em gerenciamento de projetos.

Então, pense e avalie:

O talento vence jogos, mas só o trabalho em equipe ganha campeonatos.

Michael Jordan

Falhas criticas em gerenciamento de projetos

2. ACREDITAR QUE PLANEJAR É PERDER TEMPOfalhas em gerenciamento de projetos

Se quiser derrubar uma árvore na metade do tempo, passe o dobro do tempo amolando o machado

Segundo o dicionário web, planejar significa “traçar; fazer o plano de, projetar, fazer tensão de, programar, planificar, planear”.

Planejar, portanto é algo que faz parte do cotidiano das pessoas, ainda que de maneira intuitiva, informal.

Da mesma forma que planejamos tudo por exemplo, férias, filhos, negócios, futuro, etc.

A fase de planejamento é crucial para você ter excelentes resultados, evitando muitas falhas em gerenciamento de projetos. 

Mas é incrível a quantidade de pessoas que simplesmente ignora a sua importância, acreditando que planejar é perda de tempo.

Acreditam que é mais fácil iniciar rapidamente a execução do que parar, pensar e investir tempo pesquisando possibilidades.

Embora eu concorde que, planejamento demais pode ser um aspecto negativo.

Porém o “Vamos apenas fazê-lo”, nos leva a não termos objetivos claros em projetos.

Contudo, a projetos com problemas na execução em áreas chaves do conhecimento.

É bem verdade que:

O simples fato de planejar  “uma hora” hoje, você vai economizar “duas horas” de trabalho amanhã, acredite experiência própria!

Simplesmente é incrível! esse desafio. Você já avaliou realmente seus conhecimentos em Gestão de Projetos? Então sinta-se desafiado com Quiz incrível e dinâmico: 7 Erros em Gestão de Projetos que Fazem Você se Sentir um Idiota. (link interno).

Ele foi elaborado 100% com a visão PMI, fazendo até mesmo profissionais veteranos se sentirem completamente no chão.

3. SE NÃO ESTÁ ESCRITO, NÃO ACONTECEU!falhas em gerenciamento de projetos

Qual seria a sua reação?

Imagine se um médico lhe orienta-se a fazer uso de um medicamento, mas ele não prescreveu (documentou) as orientações de uso.

Portanto, qual dosagem, quantidade ou tempo de uso do medicamento?  

Fato! Sem informações é difícil fazer o uso da medicação de forma mais eficiente.

Então acredito que ficou claro o valor de uma documentação, leve este raciocínio para a gestão do seus projetos.

Por isso, todas as decisões no seu projeto nunca devem ser realizadas de forma aleatória. 

Acima de tudo, procure sempre basear em fatos e dados comprováveis.

Pelo quais podem e devem estar registrados na documentação do seu projeto.

Ao mesmo tempo que se incentiva a comunicação aberta entre todos os membros da equipe.

É uma boa prática documentar todos os requisitos que possa ter um impacto sobre o projeto.

Ou qualquer item considerado uma decisão formal, também seja documentado e disponibilizado em lugar apropriado.

Não tem um processo formal para documentar as reuniões?

Faça o simples, circule um e-mail para todos os participantes com pontos chave da reunião.

Acredite, isso vai fazer toda diferença no seu projeto.

Eu mesmo faço bom uso dessa ferramenta para comunicar ações, mudanças e riscos nos meus projetos.

Dessa forma, podemos mitigar muito as falhas em gerenciamento de projetos.

A tomada de decisão num projeto não pode ser aleatória, deve estar baseada em fatos e dados comprováveis.

E todas as informações relevantes devem estar registrados na documentação do seu projeto.

Por isso, parto do princípio que:

Fato, se não está escrito, não aconteceu!

Elaborei um rico INFOGRÁFICO 100% exclusivo no Brasil, sobre os 9 Surpreendentes Mitos em Gestão que você ainda acredita ser verdade [o 7º é Surreal].

04. PROJETOS SÃO FEITOS POR PESSOASFalhas em Gerenciamento de Projetos

Bem, nesta corrida dinâmica, frenética e desafiadora por resultados, as pessoas encontram-se em alta.

Uma vez que a riqueza das empresas está proporcionalmente ligada ao conhecimento e habilidades de suas equipes.

Portanto,

Projetos são feito por pessoas, metodologias são criadas por pessoas e gestão de projetos é conduzida por pessoas.

Além disso, quando sabem que podem se aproximar sem represália, acredite elas vão trazer os problemas logo que surgirem.

Evitando assim que o problema tome proporções ainda maiores.

Provavelmente se sentirão livres para chegar até você com novas ideias que podem levar a benefícios inesperados ao seu projeto.

Portanto, gerenciar projetos exige habilidades e técnicas únicas.

E claro, bem diferentes daquelas que são requeridas para gerenciar operações corriqueiras.

Então, evitar falhas em gerenciamento de projetos depende muito da colaboração das pessoas envolvidas no projeto.

Nesse artigo aqui eu apresento os 7 Principais causas de fracasso em Gestão de Projetos, conforme [Visão PMI].

 

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Você concorda comigo que, a gestão de projetos do século 21 é muito desafiadora para todos os gerentes/líderes por ser caracterizado por:

  • Altos níveis de incerteza
  • Equipes multiculturais
  • Competições globais por recursos humanos especializados

Acredito muito que:

A Gestão significa influenciar a ação. Gestão é sobre ajudar as organizações e as unidades fazerem o que tem que ser feito, o que significa ação”

Henry Mintzberg

5. O PARAÍSO PERDIDO DOS PROJETOS DE SUCESSOfalhas em gerenciamento de projeto

Seu projetos apresentam muitos problemas?

E posso até imaginar que a maioria sejam urgentes e recorrentes.

Portanto, aceite o fato que boa parte dos seus projetos não vivem no mundo mágico e quase inabitável do Paraíso dos Projetos de Sucesso.

Até mesmo porque, este mundo mágico, não é perfeito como descrito nas metodologias, guias e melhores práticas.

Então, seja bem vindo ao mundo real da gestão de projetos.

Na minha opinião, essas áreas requerem mais gestão devido apresentarem um índice maior de problemas:

  • Qualidade
  • Orçamento
  • Escopo
  • Tempo
  • Recursos (especialmente humanos)

Durante anos acompanho gestores/líderes de projetos e notei um padrão recorrente.

Não raro, a maioria quando fica sabendo do “problema”, preferem ignorá-lo por causa de sua complexidade ou falta de tempo.

Pela minha experiência, isso é um erro gravíssimo, não enfrentá-los de frente.

Problemas mal resolvidos ou apenas contornados, podem se tornar uma fonte de falhas em gerenciamento de projetos.

Portanto, nunca deixe de resolver os problemas do seu projeto, faça rapidamente e não pare até que uma resolução seja encontrada.

Mesmo se você não puder resolver de imediato, o importante é sempre documentá-lo e discuti-lo com sua equipe.

Afinal, a equipe existe para levar o projeto ao sucesso, concorda comigo?

Muito interessante esse tópico sobre situações desafiadoras na gestão de projetos, você concorda?

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FALHAS-EM-GERENCIAMENTO-DE-PROJETOS

Fica a dica então:

O problema não resolvido de forma definitiva, provavelmente não esquecerá seu projeto. Ele retorna e acredite em forma de urgência!

Reforçando mais ainda o que falei no começo desse tópico.

06. NÃO TENHA MEDO DE SUBSTITUIR PESSOASfalhas em gerenciamento de projeto

Você já sentiu isso?

Aquele frio na barriga e o coração batendo mais forte?

Na realidade essa é uma situação que se repete comumente entre os gestores/líderes na gestão de projetos.

Entretanto, muitos gestores/líderes simplesmente ignoram “problemas” com membros da equipe.

Por outro lado, você não pode negar que a equipe é peça chave em projetos.

Então montar e saber “desmontar” a equipe do projeto é um procedimento de extrema relevância para sobrevivência do seu projeto.

Ou você tem medo do confronto com a sua equipe de projeto?

Ou simplesmente entende a falta de compreensão dos aspectos técnicos do trabalho?

Todavia, se detectado problemas particulares, talvez eles precisem de mais tempo para lidar com suas questões pessoais.

Ou por vezes, foram atribuídas atividades que vão além de suas capacidades e precisam de mais treinamento.

Mas contudo, depois de várias tentativas o desempenho continua abaixo do esperado ou o conflito não foi sanado.

Aconselho fortemente acima de tudo, manter a saúde do projeto, em alguns casos a substituição é inevitável.

Não apenas porque a organização não está tendo o retorno esperado sobre o trabalho do membro da equipe, mas porque o impacto na moral da equipe pode ser devastador.

E esse tipo de situação não se tornar um ponto de falhas em gerenciamento de projetos. Por isso, um conselho único:

Os problemas com equipe devem ser sempre encarados de modo aberto e com a esperança de resolver os conflitos.

07. AÇÕES FALAM MUITO MAIS DO QUE PALAVRASfalhas em gerenciamento de projeto

A marinha americana treina seus soldados para serem líderes, independentemente de sua idade ou posição.

Mas, antes de tudo, são treinados para passar confiança.

Então, qual o grande aprendizado podemos ter com a marinha americana, André?

Inquestionavelmente, você precisa se tornar confiável, para que sua equipe e as partes interessadas sigam você e sua ideias.

Vejo frequentemente neste vasto mundo da gestão de projetos, as pessoas seguirem àqueles em que confiam. E aí como você se vê nesta posição?

  • Você está pronto para fazê-lo?
  • Você está pronto para inspirar a sua equipe?
  • Você está pronto para se tornar, de fato, um líder influenciador?

Então, caso não esteja saiba que:

Provavelmente as pessoas ao seu redor irão rapidamente perder o respeito por você.

Além disso, podendo levar o seu projeto ao caminho do “insucesso”.

E acredite nessa trilha é bem mais difícil recuperar o projeto.

No entanto, acredito que você queira evitar cometer falhas em gerenciamento de projetos, pois elas até podem destruir a sua reputação como líder/gerente de projetos.

Três coisas que eu aprendi na prática sobre liderança em gestão de projetos:

  • Lidere pelo exemplo, é uma das melhores maneiras de construir a confiança
  • Trabalho consistente e honestidade, não podem ser falsificados.
  • Se for inspirar pessoas a atingir seus objetivos, certifique-se que você está disposto a trabalhar com eles e mostrar a mesma atitude.

Aceite ou não, mas a história nos conta que:

Grandes líderes mostram a todo tempo que as ações falam muito mais do que palavras.

08. O DEVASTADOR EFEITO DOMINÓ NO CRONOGRAMAfalhas em gerenciamento de projeto

Vou lhe contar a verdade que ninguém conta, sobre o lado não visível do cronograma.

Um dos cenários mais comuns na gestão de projetos é:

Vou acelerar ao máximo esse projeto ou tarefa, pela previsão de que pode atrasar!

E na verdade fica pronto de qualquer jeito, mesmo com erros e falhas não corrigidas.

Aumentando e muito as estatísticas de falhas em gerenciamento de projetos, no mundo.

Entretanto, um cronograma não estruturado, aumenta drasticamente as chances de problemas na entregas do projeto.

Sugiro fortemente: Inicie seu cronograma o quanto antes do início oficial do projeto, assim, o seu projeto vai contar com prazos mais reais.

Por isso, dedique mais esforços do time à essa tarefa. Vale a pena, acredite!

Então, você sabe qual é o lado não visível de um cronograma?

Simples, garantir que um projeto não estoure o prazo e tenha um efeito dominó sobre os projetos subsequentes.

Isso de fato é devastador, concorda!?

Sempre usei com muita moderação nos meus projetos, uma técnica infalível.

Consiste em deixar em seu cronograma, espaços de manobras (famosa gordura), caso ocorram imprevistos.

Em todo caso use na medida do possível esse “manobra”, mas não faço disso uma regra definitiva nos seus projetos. ok!?

Obviamente que, vai contribuir para um trabalho mais harmonioso e tranquilo para toda a equipe.

Como eu sempre falo aos parceiros e alunos de jornada:

Cuide bem do tempo:

O tempo tem duas caras, se bem aproveitado, será seu grande aliado, se não será seu pior inimigo”.

Gosta de Infográficos? Eles são uma grande fonte de conhecimento, em um formato resumido e estruturado, lhe proporcionando mais velocidade na aquisição de conhecimento.

09. SUA REPUTAÇÃO: SEU EGO PODE DESTRUIR SEU PROJETOfalhas em gerenciamento de projeto

Você também comete esse erro Fatal?

Mas responda rápido, sem pensar:

Qual o ponto comum entre um líder/gerente de projetos que ganha R$ 10.00.000 reais e um que ganha R$ 1.000 reais?.

Fato! Os dois nunca vão saber tudo.

Portanto, você precisa colocar o seu ego de lado.

Entretanto, nunca espera que você conheça todos os detalhes sobre tudo, somos “limitados”.

Por isso, não tenha medo de parar e pedir ajuda sempre que precisar.

Mas cuidado! O excesso de confiança também pode prejudicar gravemente sua reputação e o seu projeto.

Então saiba que, gerir um projeto não é uma tarefa fácil.

Tornando-se mais desafiador caso você não tenha “ainda”, alguma experiência necessária para:

  • Conduzir projetos;
  • Conduzir reuniões de status do projeto;
  • Conduzir a gestão de riscos.

Portanto, são itens muito importantes para o bom desenvolvimento e execução de um projeto.

Contribuindo ao máximo para se eliminar falhas em gerenciamento de projetos.

E ai, gostou mesmo do conteúdo?

Através da Formação Acelerada, eu [André Holanda] posso contribuir fortemente na sua jornada para sair na frente e ter destaque no mercado de TI, através do seu valor.

Parece interessante? Então compartilhe esse artigo épico com seus amigos para que eles não cometam esses erros fatais nos seus projetos.

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Ficarei muito feliz se realmente conseguir te ajudar com esse conteúdo épico e super completo.

Ah, não esqueça de me contar se já cometeu ou comete alguns desses erros na gestão de seus projetos.

E claro, não deixe de contar suas experiências também nos comentários, porque juntos podemos ajudar mais pessoas.  😛 

Nos falamos em breve!

Forte Abraço,

André Holanda.