[FATOS REAIS] 7 Maiores Causas de Fracasso em Gestão de Projetos na Visão PMI

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André Holanda

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On 19/09/2016
Last modified:21/03/2018

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Conheça as 7 maiores causas de fracasso em gestão de projetos na visão PMI [Fatos  Reais].

É muito provável que esses fatores não façam parte da sua lista de prioridades na gestão do seus projetos.

Contudo, é hora de começar a se preocupar!

Então pense comigo, quais as chances reais do seu projeto finalizar com sucesso absoluto?

Acredito que você deva usar no minimo, indicadores para avaliar o grau de sucesso dos seus projetos.

Se não, acredito que, depois que você analisar os dados abaixo, deverá se preocupar mais com a saúde do seu projeto.

Estudos do The Standish Group, apontam que: externo

  • Apenas 39% dos projetos de TI no mundo, realmente alcançam sucesso.
  • Enquanto os outros 61% se dividem entre fracasso, atraso ou prejuízo.

Isso implica afirmar que várias empresas e profissionais, falharam em alguma etapa do planejamento ou execução.

E aí, seus projetos fazem parte dessa estatística?

Os dados são muito preocupantes!

Uma vez que, a Tecnologia da Informação é uma das áreas que apresentam maior nível de maturidade em gerenciamento de projetos.

Além desses dados, eu explico detalhadamente nesta lista comentada sobre as 9 Falhas criticas em Gerenciamento de Projeto que podem levar ao fracasso rapidamente.

Então, preparado?

Continue lendo esse artigo e saiba mais sobre as 7 maiores causas de fracasso em gestão de projetos e aprenda mais sobre:

Ficou curioso?

Gostou do que vem por aí?

Então compartilhe esse artigo com seus amigos para que cada vez mais, outros profissionais conheçam as 7 maiores causas de fracasso em gestão de projetos.

* São apenas dois cliques e não leva mais do que 10 segundos. 😀

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1.A BUSCA DA PREVISIBILIDADE PERFEITAFRACASSO EM GESTÃO EM PROJETOS

A linda história das Metodologias e Padrões de Projeto e o delicioso bolo de bolo de chocolate com 4 cerejas… humm!

O que as metodologias e padrões para o gerenciamento de projetos tem a ver com a receita de bolo?

Na realidade, tudo e algo mais, e as cerejas são fortes candidatas para esse algo mais!

Indiscutivelmente, as metodologias e padrões são um dos fatores mais importantes e relevantes para se evitar o fracasso em gestão de projetos.

Por isso, facilitam extremamente o planejamento, execução e controle do projeto.

Independente do porte, desafios ou complexidade dos projetos que a sua empresa possua.

Segundo KERZNER, não se admite minimizar a importância de uma boa metodologia de gestão de projetos.

Provavelmente você já deve estar se perguntando:

Adotar uma metodologia ou padrão de Gerenciamento de Projetos não vai “engessar” ou “burocratizar” o desenvolvimento do meu projeto atual e dos próximos?

Será? Vou te responder até o final deste tópico.

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A busca da previsibilidade de um “bolo” sempre perfeito e as 4 cerejas.

Então, o que bolo de chocolate com 4 cerejas da minha avó tem a nos ensinar sobre gestão de projetos?

A minha avó estava certa quando afirmava que:

Sempre será possível fazer o mesmo bolo de chocolate, reproduzindo a mesma qualidade, textura e o peso.

Porém, é necessário seguir regras, boas práticas, bons métodos na culinária.

E sempre completava: não deixa de lado as orientações sugeridas em todas as fases de preparação do bolo.

Assim, seu bolo sempre será o melhor ou igual ao anterior.

E não esqueça que cada fase de preparação é muito importante.

Então, você pode me perguntar:

Por que eu deveria aplicar nos meus projetos um receita pronta (métodos) ou seguir algum padrão de mercado?

Leia os 4 pontos a seguir e tire suas próprias conclusões:

Então você quer:

  • Mais controle sobre os recursos envolvidos no projeto?
  • Repetir as chances de sucesso conquistados em outros projetos?
  • Evitar facilmente práticas que levam ao insucesso do projeto?
  • Entregar o seu projeto com maior grau de acertos em termos de prazos e custos?

Acredito que a sua resposta foi um “SIM”, para a maioria das perguntas…

Na realidade, reafirmo que esses são principais motivos pelo qual você deve buscar aprimoramentos para gestão do seu projeto.

E claro, minimizar ainda mais a possibilidade de fracassos em gestão de projetos.

Leia com atenção essas lições aprendidas e evite de vez o fracasso em gestão de projetosFracasso-em-Gerenciamento-de-Projetos

São as pessoas e não as metodologias que gerenciam projetos, então, uma metodologia não é mais que um pedaço de papel com instruções.

E o que transforma esse pedaço de papel em metodologia ou padrão de sucesso, é a forma como a organização aceita e aplica.

São pessoas que evitam o fracasso em gestão de projetos, não ferramentas.

Confira os principais padrões e metodologias mais utilizadas no mercado:

  • ISO 10006
  • PMI
  • Prince2
  • IPMA

Obs: Dica da minha avó: sempre use 4 cerejas no seu bolo, este número representa a totalidade, perfeição, etc (rssssss).

Não importa sua experiência, você pode ser mais uma vítima de mitos em gestão de projetos.

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2.OS INFLUENCIADORES PODEM LEVAR SEU PROJETO AO FRACASSOFracasso-em-Gerenciamento-de-Projetos

Gosto de comparar um projeto a um iceberg:

  • 30% dele fica totalmente visível (início do projeto).
  • 70% fica submerso (andamento e fim do projeto).

Pessoas interessadas ou com grandes expectativas no seu projeto, sempre irão imergir durante o andamento do mesmo.

Portanto, à medida que as atividades vão se desenrolando, novas pessoas surgem, uma a uma, incrivelmente isso sempre acontece.

Por isso é super importante lembrar que, elas poderão impactar diretamente no objetivo inicial do seu projeto e até determinar o fracasso em gestão de projetos.

Acredite, já vivenciei situações bem arriscadas!

Sempre será uma boa prática, monitorar e avaliar a reação das pessoas (partes interessadas) no projeto, adotando ações preventivas.

Ainda por cima, é necessário apoio para minimizar os impactos negativos em potencial.

Entretanto, nunca esqueça que:

  • Partes interessadas são parte do projeto, são influenciadoras indiretas ou diretamente.
  • Partes interessadas podem facilmente alavancar e viabilizar o sucesso do seu projeto pelo poder e Influência.
  • Partes interessadas até podem atrapalhar ou mesmo destruir seu projeto, pelos mesmos motivos.

Fato! elas estão lá, quer você queira ou não.

Ignorá-las no projeto, não é uma estratégia muito saudável, acredite!

No entanto, você reduz os riscos de conflitos futuros.

Aprendi na prática, que:

Um dos indicadores de sucesso mais importantes do projeto é medido pela satisfação das partes interessadas.

As 3 perguntas mais óbvias, mais simples e mais banais, mas que podem salvar seu projetoESCOPO-DO-PROJETO

Quer mais performance, agilidade e menos impacto negativo no seu projeto?

Aplique essas perguntas para ter mais sucesso na condução do seu projeto.

Agora sua missão é juntar sua equipe de projeto e responder o mais breve possível:

  • QUEM está interessado no seu projeto?
  • QUAIS são as suas expectativas e necessidades?
  • O QUE eles realmente desejam do seu projeto?
  • QUANDO bem aplicadas e bem respondidas acredite, trará equilíbrio e um bom desempenho do seu projeto.

E claro, não esqueça do mais importante: incorporar ao escopo do seu projeto, somente o necessário para atender às expectativas das partes interessadas.

Coloque em prática essas ações hoje mesmo, antes que seja tarde demais!

3.O ESCOPO E OS 2 GUARDIÕES DA QUALIDADE
Fracasso-em-Gerenciamento-de-Projetos

A elaboração do escopo do projeto é crucial, essencial e determinante para se evitar fracasso em gestão de projetos.

Me responda, seus projetos são entregues no prazo, com custo e qualidade aceitável?

Atendem às expectativas dos patrocinadores, clientes e partes interessadas?

Se não, existe uma grande chance do problema está nos 2 guardiões da qualidade, presentes em todos os projetos.

Continue lendo com muito atenção e descubra que os guardiões trabalham diretamente para o escopo do projeto.

Como eu sempre falo:

Faça o que eu “preciso” e não o que eu “digo” que quero.

Escopo é a fase do “garimpo”, do “lapidar o diamante”. É neste momento que se deixa claro o que se espera do projeto.

Além disso, nesta fase temos que captar todas as informações para o projeto, sem medo e vergonha.

Registre todas situações e ações que podem acontecer com o projeto.

Afinal, é no escopo que definimos alguns pontos importantes, como:

  • O que será feito?
  • Quais produtos ou serviços serão entregues?
  • Quem participará do time do projeto?
  • Quanto tempo levará?
  • Quanto esforço será necessário?
  • Qual o orçamento o projeto?

NUNCA ESQUEÇA: Um escopo bem elaborado contribui fortemente para o sucesso do seu projeto.

A casa dos meus sonhos e os 2 guardiões da qualidadeFracasso-em-Gerenciamento-de-Projetos

Durante anos, sonhei com uma casa grande, modelo duplex e com uma piscina olímpica. 🙂

Então resolvi materializar esse sonho e começar a construir.

Bom, vamos lá então contratar uma construtora e mãos à obra!

Logo no início do projeto, foi definido todas as entregas e principalmente o que “não seria entregue” pela construtora.

Recebi 02 documentos resultantes das reuniões de coleta de informações:

  • Contrato de Compra: descreve o que vou receber de fato (entregas da construtora): 01 casa plana, prazo de recebimento, orçamento geral, riscos, avaliações de qualidade, etc.
  • Contrato do Produto: descreve todos os detalhes mais técnicos do contrato de compra: 01 casa plana de 8 X 40 MT2, com 4 quartos de 20 X10MT2, 01 piscina retangular de 120Mt², 01 quintal com jardim e 01 garagem para 6 carros, cor do piso branco, etc.

Logo, eu tinha 02 documentos importantes em mãos, que chamei de guardiões da qualidade.

Assim, ficou fácil realizar o acompanhamento do projeto de construção da obra, fase a fase.

E ainda validar todas as entregas no final, concorda?!

Adoro essa frase: “O combinado não sai caro” (rsrsrsrs).

Em comparação ao seu projeto :

  • Escopo do Projeto (Contrato de Compra) – como o projeto será realizado, em que prazo, qualidade, custos, orçamento, riscos e quais os produtos entregues. O foco aqui não é o produto final e sim como fazer para construir, entregar e validar as entregas, etc.
  • Escopo do Produto (Contrato do Produto) – todos os detalhes mais técnicos das entregas, como cor da casa, a largura e profundidade, tamanho do muro, altura da casa, etc. O foco aqui é detalhar as especificações mais técnicas, importantes para validar o que tinha recebido de fato. 

4.A ARTE DA GUERRA E A DIVISÃO DE TAREFASFracasso-em-Gerenciamento-de-Projetos

Responda rápido, tá!

As entregas do seu projeto são baseadas realmente no escopo do seu projeto?

Além disso, tudo foi documentado em um formato simples e fácil para todos os envolvidos entenderem as entregas do projeto?

Caso negativo, saiba que você tem um grande problema em comunicar o seu projeto de forma mais eficiente.

A documentação visual é uma importante variável para se evitar o fracasso em gestão de projetos.

O planejamento está difícil? Então divida para conquistar.

Possivelmente você já tenha ouvido falar do livro A Arte da Guerra do Sun Tzu.

Qual é a importância desse livro para seu projeto?

Baseado na metáfora desse livro, vou demostrar a importância de quebrar as entregas do projeto em pedaços menores.

Existem 2 coisas que você precisa saber de imediato:

  • Previsibilidade – é impossível ter sucesso na condução da guerra, sem informações recentes e de boa qualidade.
  • Divisão de Tarefa – dividir para conquistar é um clássico nas estratégias de guerra para enfraquecer e subjugar os povos.

Então, use e abuse das estratégias do Sun Tzu:

Sempre dividir as entregas do seu projeto em partes menores, assim, sempre estará mais longe do fracasso em gestão de projetos.

Nunca esqueça: sempre dividir para conquistar!

Podemos concluir que a EAP poderá:

  • Proporcionar aos envolvidos no projeto, uma visão gráfica e detalhada de todas as entregas e resultados esperados.
  • Melhorar o conhecimento da equipe sobre o que precisa ser feito em cada momento do projeto.
  • Reduzir drasticamente o fracasso em gestão de projetos.

E ainda melhorar o controle do tempo, do escopo e do custo.

A princípio indico a ferramenta EAP (Estrutura Analítica de Projetos) demonstrada no guia PMBOK.

E aproveitando a deixa sobre estratégia. 😉

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5.PREMISSA E RESTRIÇÕES DE FORMA 100% PRÁTICAFracasso-em-Gerenciamento-de-Projetos

A grande aventura pela terra perdida do nunca, do Peter Pan!

Assim como no filme, da mesma forma é o gerenciamento de projetos.

Quase sempre durante o processo de planejamento, sempre nos deparamos com incertezas, necessidades ou fatores incertos.

E claro, precisamos tomar uma decisão rápida.

Alguns anos atrás, realizei uma trilha no Rio Guaiúba no Ceará, com um nível de dificuldade razoavelmente alto.

Foi necessário realizar a concepção e planejamento de todo o projeto (trajeto) para essa nova aventura.

Portanto, foram incluídas muitas incertezas (premissas) neste projeto para escalada.

Premissas são fatores incertos que surgem no planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos, sem prova ou demonstração.

Por isso eu resolvi assumir algumas condições como “absolutas” verdades, sem a certeza de acontecerem.

E claro, esperei ansioso que tudo fosse acontecer conforme planejado.

Vamos lá para as principais premissas:

  • Encontrar muitas pessoas subindo também, dessa forma eu não ficaria sozinho
  • Durante a escalada, encontrar 5 sombras para descansar
  • Não iria chover durante a subida
  • O sol estaria brando durante a subida e descida.

Entretanto, algumas limitações (restrições) foram impostas também e não foram questionadas.

Por exemplo:

  • Teria que começar a subir no máximo 05:30 manhã.
  • Nada de peso na mochila (pouca comida e água).
  • 07 horas para subir, curtir e descer.

Restrições, por outro lado, são fatores determinantes que um projeto deve respeitar e, portanto, não existe incerteza relacionada.

Restrições podem e vão limitar, restringir, “encaixar” o desenvolvimento do seu projeto.

As restrições são um fato! Mas eu poderia simplesmente ignorar (mais perigoso), porque são fatores externos ao meu controle.

Entenda e elimine ao máximo o fracasso em gestão de projetosFracasso-em-Gerenciamento-de-Projetos

Premissas e restrições limitam muito as opções de planejamento e execução do seu projeto.

Acredite, são os dois termos no gerenciamento de projetos que mais causam dúvidas em todos.

Veja algumas premissas na forma mais prática:

  • O fornecedor vai entregar os servidores no prazo acordado.
  • A documentação das obras de infraestrutura estará disponível até 30 dias.
  • É assumido que o dólar irá variar entre R$3,65 e R$4,75, no máximo.

Por outro lado, as restrições sempre serão consideradas verdadeiras e reais:

  • A obra deverá ser executada somente das 8:00hs às 18:00hs, de segunda a sexta.
  • A equipe de projeto será limitada ao máximo de 8 projetistas.
  • O software deve ser desenvolvido no prazo máximo de 3 meses.

Eventualmente muitos profissionais, e porque não até mesmo colegas gerentes de projeto, confundem bastante os dois termos.

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6.NEM SÓ DE CRONOGRAMA VIVE UM PROJETOFracasso-em-Gerenciamento-de-Projetos

 

Quem não se comunica, se trumbica.

Já dizia o famoso Chacrinha.

É um raciocínio perfeitamente válido para o gerenciamento de projetos.

Conforme o PMI Pulse of the Profession, os gerentes de projetos:

  • Gastam aproximadamente 90% do seu tempo, em algum tipo de comunicação nos projetos, ou com problemas decorrentes deste.
  • 55% concordam que comunicar-se efetivamente com as partes interessadas é o mais importante fator crítico para evitar-se o fracasso em gestão de projetos.

Você se encaixa nessas estatísticas?

Se não, está na hora de rever seus conceitos sobre comunicação no seu projeto.

Mas a verdade é que…

Nem só de cronograma vive um projeto, alguém precisa dizer onde ele está!

Realizar uma comunicação efetiva no projeto envolve muita disciplina, planejamento e proatividade.

O processo de comunicação determina as necessidades das informações e comunicações com as partes interessadas, como:

  • Quem precisa de qual informação?
  • Quando precisam dela?
  • Como ela será fornecida?
  • E por quem?

Alguns pontos que eu considero que sejam super importantes para fluir o processo de comunicação nos seus projetos:

  • O que eu quero comunicar?
  • Para quem eu quero comunicar?
  • Como eu quero comunicar?
  • Qual é experiência dos meus clientes neste projeto?
  • O que as partes interessadas esperam receber?

Não importa o quanto a tecnologia avance, projetos são e serão executados por pessoas.

Portanto, dedique muito tempo e esforço na comunicação dos seus projetos.

Você já conhece os infográficos da Formação Acelerada? Conteúdos com formato resumidos, estruturados e 100% visuais, para lhe proporcionar mais velocidade na aquisição de conhecimento.

7.MELHORE DRASTICAMENTE O PLANEJAMENTO E EXECUÇÃOFracasso-em-Gestão-de-Projetos

Retomando o exemplo da construção da minha casa. 😉

A construção foi divida 04 fases distintas:

  • 01.Descoberta: fase de análise, avaliação e compra do terreno
  • 02.Levantamento: início da construção da casa, alicerce, paredes, vigas, etc.
  • 03.Refinamento e Entrega: pintura, avaliação da qualidade, checklist de todos os itens do documento de compra, etc.

A cada fase eu considero um ponto de reavaliação para o andamento da construção.

Sempre divida seu projeto em fases (etapas).

O Ciclo de Vida do projeto é divisão das fases (etapas) que conectam bem o início de um projeto ao seu final.

Dessa forma, você melhora drasticamente o planejamento, execução e controle do seu projeto.

E claro, mais uma vez é um dos pontos cruciais, levando seu projeto ao sucesso e afastando cada vez mais do fracasso em gestão de projetos.

Enquanto impacta diretamente nas estratégias de comunicação.

Gostou do que vem por aí? Então compartilhe esse artigo com seus amigos para que cada vez mais, outros profissionais conheçam os maiores de fatores de fracasso em projetos.

* São apenas dois cliques e não leva mais do que 10 segundos. 😀 .

Sua opinião é muito importante para que eu possa cada vez mais trazer conteúdos de qualidade para informá-lo de forma adequada, compartilhar estratégias vencedoras e responder suas maiores dúvidas.

Não deixe de contar suas experiências também nos comentários, juntos podemos ajudar mais pessoas. 😉

Nos falamos em breve!

Forte Abraço,

André Holanda